Collaborer en ligne avec Nextcloud- OnlyOffice Docs-Collabora-Talk.

Nextcloud une plateforme de collaboration performante.
Collaborer et échanger avec Nextcloud un logiciel libre et la bureautique associée avec Your Own Net.

Les logiciels utilisés Nextcloud-OnlyOffice-Collabora-Talk.

Un logiciel libre avec Nextcloud, offrant la possibilité de stocker des fichiers, de les organiser avec des répertoires. il est possible alors de partager ces fichiers/répertoires avec d'autres utilisateurs/personnes (via e-mail notamment). C'est aussi éditer des documents en ligne pour les consulter ou les modifier.

https://yourownnet.net/hebergement-nextcloud

Pour appréhender le logiciel dans sa définition:

https://fr.wikipedia.org/wiki/nextcloud

Nextcloud propose de nombreuses autres fonctionnalités. La gestion des contacts (carnet d'adresses), des agendas, la consultation et l'envoi d’mails.  La gestion de notes, de notes partagées, de tâches et de post-it. Une fonctionnalité très recherchée dernièrement est la visioconférence. Cela permet des discussions en ligne en mode vocal, vidéo et aussi tchat. Cette installation vous donne la possibilité de partager des documents et de rendre lisible votre écran d'ordinateurs avec les participants. De nombreuses autres applications sont disponibles, pour en avoir une vue exhaustive : le "magasin d'applications Nextcloud".

Nextcloud fournit un cloud (nuage en anglais). Cette solution est accessible en ligne (en fait hébergé sur un ordinateur (ou serveur) et accessible via internet). Il est proposé des fonctionnalités riches et diverses pour répondre aux besoins du plus grand nombre.

Dans les grandes lignes, les fonctionnalités de Google Workspace ou Microsoft 365 sont présentes dans Nextcloud.

Dans l'écosystème de Nextcloud, vous avez la possibilité d'utiliser votre navigateur internet pour accéder à l'ensemble des fonctionnalités. Vous avez aussi a possibilité d'installer un client sur PC (Windows, MAC et Linux). Cela permet de synchroniser des fichiers entre votre ordinateur et le serveur en ligne. Avec ce client PC, vous pouvez aussi accéder à des fichiers/répertoires virtuels. C'est-à-dire sans avoir à copier les données sur votre ordinateur, ce qui diminue le besoin en capacité de stockage nécessaire pour certains usages. Vous avez un client mobile/tablette (Android et i OS), afin d'accéder à vos fichiers/répertoires sur vos équipements mobiles. A savoir, que cette application permet de sauvegarder automatiquement vos photos et vidéos dans votre cloud.

DAVx5 est un synchroniseur de contacts, de calendriers pour téléphone mobile sous Android.

Pour en savoir plus sur la liste des clients et des serveurs/

https://fr.wikipedia.org/wiki/CalDAV

Pour en savoir plus sur les offres Nextcloud avec Your Own Net SAS.

https://yourownnet.net/packs-nextcloud/

Pour en savoir plus sur OnlyOffice Docs.

https://fr.wikipedia.org/wiki/OnlyOffice

OnlyOffice Docs remplit les fonctions vitales de bureautique.

  • Protéger une feuille de calcul.
  • Autoriser la modification des plages.
  • Protéger un classeur.
  • Valider la saisie des données.
  • Automatiser votre travail avec des macro.

L'usage est de coupler le logiciel Nextcloud avec OnlyOffice Docs et/ou Collabora.

Pour en savoir plus sur les offres avec Your Own Net SAS.

https://yourownnet.net/packs-numeriques/

Le profil  actuel des clients dans sa diversité.

Oxxx :

Une association franco allemande pour la coopération entre les 2 pays. C'est une centaine d'agents qui travaillent quotidiennement pour cette association.

Cxxx :

Une association française pour la transition énergétique. Elle fédère plus de 300 structures professionnelles, et emploie une vingtaine de salariés.

Gxxx :

Une société française, éditeur de logiciels et expert en transformation de systèmes d'informations. C'est  plus de 80 salariés répartis sur plusieurs sites en France, et en clientèle.

Leurs usages:

Ce sont des logiciels libres dont l'utilisation, l'étude, la modification et la duplication par autrui est d'usage. La diffusion est permise, techniquement et juridiquement. Les logiciels libres constituent une alternative à ceux qui ne le sont pas, qualifiés de " propriétaires". Vous entendez aussi un autre vocabulaire qui est l'open source. Selon son initiateur , c'est un mouvement social qui repose sur les principes de " liberté" d'usage du logiciel. Il faut aussi comprendre les avantages de la réutilisation du code source.

Les fonctionnalités.

  • Synchronisation et  un partage de fichiers sur tout terminal.
  • Serveur de fichiers WebDAV pour le calendrier, la gestion des tâches et  des contacts.
  • Stockage sécurisé par le chiffrement des fichiers sur le serveur et la connexion.
  • Permettre des conférences privées  audio/vidéo avec partage d'écran.
  • Galeries d'images multi-formats (jpg,cr2, img...).
  • Messagerie web.
  • Éditeur de texte en ligne , proposant la coloration syntaxique.
  • Édition en ligne de documents.
  • Visionner en ligne des documents en ligne.
  • Prises de notes  avec Markdown.
  • Gestionnaire de marque-pages.
  • Support.

La sauvegarde des données.

Ce terme peut être compris de plusieurs façons. Toute sauvegarde passe forcément par un enregistrement de données.

  • L'enregistrement des données qui consistent à écrire des données sur un périphérique. (disque dur, clé USB) . Les informations demeurent  après l'extinction de la machine.
  • L'archivage qui enregistre des données de manière à garantir leur conformité à un état donné.
  • Vous pouvez y adjoindre des copies de sureté utiles sur 2 aspects.

-Permettre de restaurer un système informatique dans un état de fonctionnement à la suite d'un incident.

-Et aussi à la suite d'une suppression accidentelle ou d'une modification non désirée.

L'opération inverse à la sauvegarde est la restauration.

Les méthodes les plus courantes sont:

  • La sauvegarde complète qui copie toutes les données qui est couteuse et longue.
  • La sauvegarde différentielle qui enregistre seulement les modifications de données survenues.
  • La sauvegarde incrémentale aussi mais de n'importe quel type.

Le PIM  (Personal information Management).

Les gestionnaires d’informations personnelles (en anglais, personal information manager ou PIM) sont des logiciels utilisés pour synchroniser (interfacer) divers systèmes d'exploitation entre eux : serveur ou périphérique communicant (téléphone, assistant personnel, tablette).

Ils proposent des fonctionnalités agenda, bloc-notes, post-it, rendez-vous, carnet d'adresses. Ils sont souvent associés à des fonctionnalités d’e-mail.

En entreprise ces logiciels sont couplés à des logiciels de gestion de la relation client (CRM) de cartographie. Interfacés avec un annuaire (LDAP par exemple). Ils sont multi-utilisateurs, de façon à partager des messageries, des calendriers et des emplois du temps des réunions.

L'outil de visioconférence pour tout travail hybride d'après Covid.

Talk la solution de visioconférence intégrée à Nextcloud. Elle permet de satisfaire aux exigences de sécurité, tout en garantissant une grande simplification d'utilisation.

Les appels audio et vidéo, ainsi que la messagerie instantanée (tchat) pour organiser des réunions en ligne riches. Talk permet aux collaborateurs de se connecter à tout moment, n'importe où, sur n'importe quel appareil. Également aussi à l'extérieur de l'organisation avec des clients, fournisseurs, partenaires, adhérents... L'ensemble de manière contrôlée, sans installation de logiciel (grâce au WebRTC), ni de création de compte.

L'infrastructure permet d'être conforme aux lois et règlements actuels de conformité et de sécurité. Tant pour le RGPD, CCPA, Directives européennes" vie privée et communications électroniques".

L'application communique en pair à pair (P2P), autrement appelé" mesh"  et limite les capacités de visioconférence. Les appels privés, de groupe et publics se font par le biais d'une URL. La messagerie reste active, permettant d'échanger messages, liens, notes de manière continue. Le mode webinaire est disponible avec une administration des participants et mise en "sourdine". L'intégration à Nextcloud tant des fichiers et documents peuvent être partagés depuis l'onglet Fichiers. Y compris d'éditer un document ensemble avec OnlyOffice Docs ou Collabora Online.

Établir une configuration globale .

1) Il faut un hardware et un software correspondant aux réels besoins des utilisateurs. Un inventaire s'impose et permet un nettoyage de l'existant.

2) Il faut établir une charte du bon usage des moyens informatiques. Elle doit préciser les utilisations, les utilisateurs ( identification, obligations, fichiers, préservation des matériels). L'utilisation des comptes et des dispositifs de contrôle d'accès ainsi que la responsabilité des utilisateurs.

3) Les droits administrateurs doivent être clairement connus pour le partage. Pour l'établissement  de la politique de création de groupe, de gestion de quota des utilisateurs, ...). C'est préciser les rôles de tous et de s'adresser au bon interlocuteur.

4) Commencer par les fonctionnalités les plus importantes. Il faut démarrer avec le partage de fichiers, la suite Office, puis la collaboration.

5)  il faut savoir se faire accompagner pour la configuration initiale. Your Own Net SAS a une forte expérience client pour ce travail.

https://yourownnet.net/packs-nextcloud/

6) Le rôle de l'hébergeur est essentiel pour une pleine réussite des logiciels libres.

Cela concerne l' installation mais aussi de choisir quel serveur utiliser (mutualisé ou dédié), un dédié vous apportera plus de satisfaction. Vous serez très certainement concerné pour la migration du système, cette prestation se négocie  et il est préférable de la sous-traiter . Your Own Net le fait sur devis en fonction de la charge de travail.

L'infogérance et la maintenance sont des éléments important, en prendre en compte . Cela libère des ressources qui sont plus utiles à vos activités.

Il est nécessaire d'intégrer la sauvegarde, les mises à jour des logiciels et des serveurs qui doivent être changés régulièrement. L'aide à l'utilisation, le support en cas d'incident sont deux données qui ne sont pas négociables.

Pour en savoir plus: https://yourownnet.net pour des offres complètes.