La visioconférence tout ce qu'il faut savoir pour l'utiliser et un outil incontournable d'aujourd'hui.

Vous voulez  disposer d'une visioconférence qui respecte votre vie privée et n'utilise pas vos données. Vous voulez vous adapter aux nouvelles exigences de travail qui perdureront.

La visioconférence ou vidéoconférence est un moyen de communication visuel et auditif à distance. Elle met en relation plusieurs personnes se trouvant dans un lieu différent, généralement dans le cadre d'une réunion de travail , d'une formation ou d'une conférence.

Ce système de communication à distance permet de réduire les coûts liés aux déplacements des personnes, d'éviter la perte de temps liée à des échanges de différents types (téléphone, courriels, ...) et favoriser le travail collaboratif.

L'histoire est récente et le premier dispositif de visioconfétrence haute définition a été mis sur le marché en 2005 et ne cesse d'évoluer.

Les types de visioconférences:

  • le mode point à point qui met en relation deux interlocuteurs ou groupes de personnes.
  • le mode broadcast qui met en relation un interlocuteur principal comme un conférencier avec d'autres groupes de personnes ne se trouvant pas dans les mêmes locaux. Ces groupes de personnes peuvent s'adresser à l'interlocuteur principal mais ne peuvent pas dialoguer entre elles.
  • le mode multipoints qui met en relations différents groupes de personnes pouvant discuter entre eux grâce à l'assistance technique d'un centre de contrôle " multipoint" MCU.

Le matériel indispensable pour organiser la visioconférence.

Tout d'abord il y a des équipements annexes que sont un lieu : un bureau, une salle de réunion, un espace dédié.

Une webcam est idéalement en haute défiinition HD qui permettra de filmer les intervenants.

Un micro avec un système audio, à choisir en fonction de la taille de la salle, afin que chacun puisse se faire entendre.

Un écran soit d'ordinateur, de poste de télévision ou un grand écran pour partager des documents, retranscrire des sondages.

L'écran est le plus complet mais aussi le plus coûteux, c'est le matériel de téléprésence. Il permet de communiquer grâce à cet écran directement relié au logiciel. La vidéo et audio sont en full HD et rendent les échanges beaucoup plus agréables.

Avant de choisir son logiciel il faut un équipement de qualité (vidéo et audio full HD), avoir une bonne connexion pour éviter les bugs et disposer de la bande passante nécessaire pour garantir la fluidité des appels.

Le logiciel de visioconférence.

C'est l'élément central de votre installation si vos pré-requis précédents sont des réalités. Le logiciel va permettre de coordonner le matériel nécessaire au bon déroulement de la visioconférence. L'ensemble met en relation les différents participants, de retranscrire le son et l'image.

Les fonctionnalités de base sont:

  • Le partage de documents.
  • Le système de messagerie instantanée( tchat).
  • L'enregistrement de la réunion.
  • L'application mobile etc...
  • Pouvoir organiser des webinaires.
  • Disposer d'un tableau blanc interactif pour permettre un travail idéal pour les travaux collaboratifs.
  • Pour les entreprises , ces communications doivent être sécurisées par un accès à un réseau privé ( VPN) protégeant données, fichiers et échanges.

Les normes définissent des protocoles et standards.

Pour la signalisation des appels en fonction du type de réseau:

  • Protocole H 320 RNIS.
  • Protocole H 321 ATM.
  • Protocole H 323 TCP/IP et plus récemment SIP.
  • Protocole H 324 UMTS (réseau mobile 3G)
  • Protocole H 329

Les codecs vidéos: H 263 +++, MPEG-4, MPEG-4 AVC.

Les formats vidéo sont aussi standardisés:

  • QCIF 176x144 pixels.
  • CIF 352x288 pixels ( formats standard débit moyen 256 à 768 kbits/s
  • 4CIF 704x576 pixels ou VGA 640x480 pour aller vers la haute définition XGA 1024x768 pixels.

Des formats personnalisés existent exemple codec VP8.

Les codecs audio sont:

  • Qualité téléphone son échantillonné ( 8 khz).
  • Qualité radio son échantillonné ( 16khz).
  • Qualité HIFI son échantillonné ( 24 khz) ou plus ( stéréo ou multivoies).

La technique multipoints étant limité à 10 participants en visioconférence avec IP maintenant n'importe quel service propose 25 puis 40,  voir 50 participants minimum et des possibilités d'accès depuis de nombreux terminaux technologiques.

Quel logiciel choisir?

Pour cela il faut prendre en compte plusieurs critères.

  • De combien de participants simultanés parle-t-on?
  • Quelle est la localisation des différentes parties prenantes et les équipements individuels et collectifs que cela implique.
  • Quelles exigences en termes de qualité et de résolution  pour la qualité de l'image et du son sont fondamentales. La meilleure s'obtient avec des équipements HD ou 4K.
  • De quelles fonctionnalités additionnelles aurez -vous besoin? Partage d'écran, de documents, prises de notes en direct, fénêtres de discussions publiques et privées, option d'enregistrement automatique.
  • L'utilisation d'options plus avancées est elle pertinente? tels les assistants virtuels, L'IA...
  • Quelle niveau de sécurité , la solution doit elle vous garantir les flux vidéo et sont ils chiffrés pour éviter toute intrusion malveillante. Avez vous le contrôle sur l'accès aux réunions? Dans quelles conditions, les réunions peuvent elles enregistrées, sauvegardées, partagées. Il faut penser à tout cela.
  • La solution est elle simple à installer et à utiliser. Une solution n'est efficace que si elle est correctement adaptée et utilisée par les collaborateurs d'où son importance et sa compatibilité avec les systèmes  existants et sa simplicité de prise en main.
  • Choisir la bonne solution peut s'avérer plus compliqué qu'il n'y parait. Le marché foisonne d'outils qui en réalité ont des objectifs  et des contextes très différents.
  • Commencer par identifier clairement vos besoins, vos contraintes et d'anticiper l'usage  que vous en ferez et entourez vous d'avis de prestataire indépendant qui vous aidera à faire le bon choix. Dans l'immédiat c'est un exercice compliqué et complexe.

Les différents possibilités libres et sécurisées.

En dehors des logiciels associés à un service , il existe des logiciels de visioconférence " ouverts" compatibles avec les standards ouverts du marché H323,  SIP et webRTC qui peuvent être utilisés dans le cadre de service tiers.

Nous proposons les  trois logiciels suivants. Talk, Bigbluebutton.

TALK :

C'est Tchat, vidéo et audioconférence  et intégré fortement à Nextcloud. C'est l'équivalent de Skype , Whatsapp ou Messenger.

Les fonctionnalités sont:

  • 100 % opensource.
  • Appels audio/vidéo peer to peer et chiffrés.
  • Support multiplateforme webRTC
  • Application mobiles pour android et iOS.
  • Tchat intégré et permet d'envoyer des messages et de partager des fichiers en toute simplicité.
  • Partage d'écran ( visioconférence) c'est partager votre écran avec les participants de votre appel.
  • Appels privés , de groupes publics et protégés par mot de passe.
  • Le nombre est limité et si la connexion internet est faible, il faut éviter d'activer la vidéo.
  • Intégration avec Nextcloud files et groupware.
  • Webinaires et réunions publiques sur le web.
  • Portail SIP avec appel par téléphone.

L'application Talk est très simple à déployer et communique en pair à pair (P2P) et limite les capacités de la visioconférence à quelques personnes. Pour passer outre le serveur HPB est nécessaire pour relayer les flux (serveur webRTC DE TYPE SFU (selective forwarding unit)).

Le serveur HPB (High Performance Backend) permet de supporter un grand nombre de participants et pour faciliter les connexions au niveau des attentes d'une organisation. Il existe une passerelle SIP pour que les utilisateurs puissent rejoindre des appels à partir de leur téléphone.

Nextcloud TALK hébergé assure une meilleure protection en garantissant que les données et les métadonnées restent sur les serveurs de l'organisation. Cela simplifie le respect des réglementations nationales et internationales en matière de protection de la vie privée et de la sécurité (RGPD, CCPA, Directives Européennes), vie privée et communication électronique.

L'intégration dans NEXTCLOUD.

Tous les fichiers et documents sont mis à disposition sur la plateforme Nextcloud et peuvent être partagés directement dans un salon depuis l'onglet fichiers et pour tous les participants.

Nextcloud Talk est très sérieusement une alternative aux offres privatives "propriétaires". Cela rend possible d'avoir une visioconférence intégrée au système d'information , un choix stratégique à long terme.

Bigbluebutton:

A l'installation du logiciel Bigbluebutton il faut connaître les préalables qui sont décrites précédemment comme le lieu, le matériel, la connexion et d'utiliser la qualité vidéo moyenne (proposée par défaut) pour limiter les latences, interruptions, pertes d'images ainsi que d'économiser la bande passante qui permet au service d'être assurer pour tous efficacement. Il est possible d'utiliser un mode "cours" un seul ou un nombre restreint d'orateurs pour un nombre plus important d'auditeurs. Les services de visionconférence consomment beaucoup de ressources au niveau réseau surtout du côté serveurs. Lorsqu'un serveur est chargé , il y a de forte chance que la qualité vidéo et/ou audio viennent à baisser.

Les fonctionnalités:

  • Bigbluebutton permet le partage de la voix et de l'image vidéo.
  • Des présentations avec ou sans tableau blanc.
  • L'utilisation d'outils de clavardage publics ou privés.
  • Le partage d'écran.
  • La voix sur IP.
  • Des sondages.
  • L'utilisation des documents bureautiques.
  • Présentation power point.
  • Tableau blanc.
  • Chat.
  • Sous-groupes.
  • Intégration de documents PDF.
  • Des fonctionnalités d'interactivité non -verbales sont également disponibles" lever la main" ou l'insertion des emojis...
  • Le logiciel offre de nombreuses options de personnalisation et d'intégration en fonction des besoins des utilisateurs.

L'usage  est d'un accès possible avec n'importe quel navigateur internet sous n'importe quel système d'exploitation et sur un serveur adapté au nombre de connexions attendues. Depuis mai 2020 Bigbluebutton est recommandé par la direction interministérielle du numérique et du système d'information et de la communication d'état, pour les administrations publiques.

Les caractéristiques:

  • Le logiciel est en 21 langues écrit en HTML 5 et javasript. Côté serveur la bande passante recommandé pour le serveur est de 1 Gb/s , sachant que chaque connexion utilise entre 0,25 et 0,6 Mb/s selon la résolution choisie par les participants. Il est recommandé que le serveur possède à minima 8 coeurs 16 Go de RAM et 50 Go de stockage (hors enregistrement). Dans ces conditions le logiciel peut recevoir jusqu'à 150 connexions simultanées. Côté client une connexion internet d'au moins 1Mb/s descendant et 0,5 Mb/s montant est recommandé. L'usage de Firefox ou Chrome est recommandé pour une meilleure qualité de son pour les connexions internes lentes.
  • Bigbluebutton s'intègre nativement sur les plateformes Moodle (une des 10 extensions les plus téléchargées)  et de nombreux systèmes de gestion (Nextcloud, Canva, Drupal, LTI, RedMine, WordPress...).
  • Le projet s'appuie sur une communauté d'environ 2 500 membres.
  • La communauté fait en sorte de répondre à toutes les exigences de la norme WCAG2.0 AA permettant la compatibilité des standards d'accessibilité.

Bigbluebutton existe sous la forme d'un module qui peut être intégré à Moodle. C'est un sérieux atout, le professeur peut tenir des activités synchrones intégrées parmi ses activités asynchrones. C'est précieux , car c'est destiné seulement aux étudiants du cours, tout en évitant un processus d'inscription parallèle.  Avec Moodle c'est un outil de visioconférence éducationnelle libre , c'est disposer en ligne de communications sans limite. C'est bénéficier de formation en ligne intuitive et agréable en proposant un système de conférence web, incluant un environnement de formation similiaire à celui que l'on peut trouver en formation présentielle.

Bigbluebutton peut être utilisé aussi bien à 2 que pour une réunion en grand groupe et permet en conséquent un usage plus large comme en entreprises, associations,enseignements , formations et autres.

Bigbluebutton est une solution de conférence web qui permet d'organiser des réunions et des formations en ligne mais aussi de les enregistrer pour créer des ressources pédagogiques.

Une salle virtuelle, cela permet d'échanger par vidéo et audio. De faire une présentation de type "tableau blanc" ; De faire un partage d'écran. De partager des documents PDF et Microsoft Office. De bavarder et d'enregistrer les séances.

Tout le monde peut partager sa caméra. Il n'y a pas de limite du nombre de caméras pour participer à une session. C'est juste la bande passante de chaque participant qui rentre en jeu.

Bigbluebutton offre un large panel de fonctionnalités de discussion (messagerie, audio, vidéo...) de modération (blocage du micro des participants), promouvoir un apprenant en tant que présentateur... de collaboration, (co-animation sur un tableau blanc, salles de travail en sous-groupe) et d'évaluation des apprenants( quizz , sondages...).

Le modérateur d'une visioconférence sur bigbluebutton peut mettre les autres participants en mode "silence" ou ouvrir leur partage de voix et désigner un présentateur. Le présentateur peut téléverser des diaporamas, par exemple, et contrôler la présentation.

Bigbluebutton est également compatible avec le LMS Totara Learn au niveau de l'entreprise.

Bigbluebutton n'a pas de limite au nombre de webcams connectées (sinon celle de la bande passante).

Le logiciel offre de nombreuses options de personnalisation et d'intégration en fonction des besoins des utilisateurs.

L'écran est partagée en  trois colonnes : La première affiche la liste des participants ainsi que la liste des conversations privées ou publiques en cours. La seconde affiche le contenu des conversations  (espace de clavardage ou de tchat). Tout participant peut écrire dans l'espace public ou envoyer des messages à certains participants dans l'espace privé. La troisième comprend l'espace vidéo pour ceux qui activent leur caméra et l'espace présentation (diapositives contrôlées par le présentateur).

Les participants se répartissent en deux catégories, les utilisateurs qui discutent , activent ou coupent leur micro. Ceux qui activent ou coupent leur caméra, lever la main et clavarder avec d'autres utilisateurs. Les modérateurs qui ont les mêmes accès et mettre en "sourdine" d'autres utilisateurs, les bannir d'une même séance ou leur donner le contrôle de la présentation. De créer une conférence, de créer un salon. Vous pouvez forcer les micro des autres personnes à " mutes" (muet) dès la connexion pour être en mode cours.

Vous pouvez rajouter un code PIN (Clé de la salle physique). Inviter des participants par mail avec l'URL de la salle. Le tchat (discussion publique écrite) est utile quand on veut exprimer aux autres participants des problèmes de son ou autres. La possibilité d 'enregistrement ou non ... Et il est possible de choisir si l'enregistrement est public (accessible à tout le monde) ou s'il doit être caché.

Les serveurs n'ont pas vocation à être une vidéothèque d'archives et des enregistrements s'envisagent uniquement pour une consommation rapide.

Les points importants sont :

  • un logiciel sur votre poste de travail, en ligne, application mobile car les personnes extérieures n'ont pas à installer de logiciel, de même préférez un outil utilisable sans inscription  ou création de compte.
  • quelle limite du temps et de combien de participants ?
  • la confidentialité des données avec quel cryptage, sur quel serveur dans quel pays ? Quel contrôle des accès et quelle protection pour les appels ?
  • quelle qualité audio et vidéo ?
  • les points annexes à intégrer que sont : le partage d'écran, le contrôle à distance, chat et annotations, ajout des réunions au calendrier, personnalisation des arrières plan, enregistrement et partage des réunions  puis le prix.

Le contexte actuel fera que le bureau hybride sera la norme , en partie présentielle et en partie distancielle. ce sont de nouvelles formes de travail qui se mettent en place.